Conciliación de facturas y órdenes de compra intercompañía en Dynamics 365 F&SCM

Cómo funciona la conciliación de facturas en el comercio intercompañía

Cuando una entidad legal compradora participa en una operación intercompañía, puede usar la conciliación de facturas de cuentas por pagar como cualquier otra entidad compradora. La validación se activa en los parámetros de cuentas por pagar, y su comportamiento depende de cómo esté configurado el parámetro Contabilizar facturas con discrepancias. Cuando ese parámetro requiere aprobación, el sistema verifica la conciliación antes de permitir la contabilización.

El punto clave para los responsables financieros es que se aplican simultáneamente dos conjuntos de requisitos de contabilización: las reglas de conciliación de facturas de la entidad compradora y las reglas de comercio intercompañía que la vinculan con la entidad vendedora. Ambas deben cumplirse antes de que una factura de proveedor intercompañía pueda contabilizarse.

• Active la validación de conciliación de facturas en los parámetros de cuentas por pagar de la entidad legal compradora.
• Configure Contabilizar facturas con discrepancias como Requerir aprobación si desea que las discrepancias se envíen a revisión.
• Confirme que los registros de proveedor y cliente intercompañía apunten a la entidad legal y a la cuenta correctas del otro lado.

Discrepancias de precio en facturas intercompañía

Considere una orden de venta creada en la entidad compradora que genera automáticamente una orden de compra intercompañía y una orden de venta intercompañía coincidente en la entidad vendedora. Una vez recibidas las mercancías y actualizada la factura por la entidad vendedora, la entidad compradora puede crear su factura de proveedor. Si el precio unitario de esa factura se desvía más allá de la tolerancia de precio configurada, el sistema marca la discrepancia.

Aquí es donde la regla intercompañía anula la ruta de aprobación. Incluso si un usuario aprueba la contabilización con discrepancias de conciliación, la factura de proveedor intercompañía no se contabiliza si sus totales difieren de la orden de venta intercompañía. La única solución confiable es corregir el precio de la factura para que coincida con el importe del lado de ventas, en lugar de confiar en que la tolerancia o la aprobación lo resuelvan.

• Una tolerancia de precio del 2 por ciento no deja margen para una factura intercompañía que difiera en un orden de magnitud completo.
• Aprobar una discrepancia no evita el requisito de que los totales intercompañía coincidan.

Conciliación de cantidades y requisitos de recepción

La cantidad se trata igual que el precio. Las cantidades de la orden de compra intercompañía y de la orden de venta intercompañía deben ser iguales para que la contabilización sea exitosa, y esta regla tiene prioridad sobre cualquier aprobación de conciliación de facturas que de otro modo aplicaría. Los requisitos de recepción en el grupo de modelo de artículo añaden una dependencia adicional, porque el lado financiero no puede cerrarse hasta que las mercancías se reciben físicamente y se contabiliza la nota de entrega.

En la práctica, una actualización de factura intercompañía puede fallar simplemente porque el inventario aún no se ha recibido. La secuencia importa: la entidad vendedora contabiliza primero la nota de entrega, la entidad compradora recibe el producto de forma automática y solo entonces ambas facturas pueden contabilizarse correctamente.

• Confirme que la política de acción de la orden de compra para el proveedor intercompañía contabilice automáticamente tanto la factura de cliente como la factura de proveedor intercompañía, cuando ese sea el diseño previsto.
• Incorpore los pasos de recepción y de nota de entrega en el calendario de cierre mensual para que las facturas no esperen mercancías que no se han movido.

Qué deben vigilar CFOs y CIOs

Para un CFO, el principal riesgo es el momento de la contabilización. Las operaciones intercompañía pueden estancarse al cierre del periodo si las recepciones o las correcciones de facturas están incompletas, lo que retrasa la consolidación de informes. Para un CIO, el riesgo es la desviación de la configuración: la configuración intercompañía abarca dos entidades legales, y un cambio en la tolerancia o en las aprobaciones de una de las partes puede generar fallas que parecen un problema de la otra.

Dynamics-Minds suele recomendar documentar el diseño del comercio intercompañía antes del arranque, probar de principio a fin una discrepancia de precio y una de cantidad en un entorno que no sea de producción, y asignar responsabilidades claras para las correcciones en ambos lados de la operación.

• Documente el emparejamiento de cliente y proveedor intercompañía, incluidas las cuentas correspondientes en cada entidad legal.
• Pruebe un escenario de discrepancia en un entorno de pruebas antes de configurar la contabilización basada en aprobaciones en producción.
• Defina quién corrige una factura intercompañía cuando el error proviene de los datos de la otra entidad.

Reglas de decisión

• Si una factura de proveedor intercompañía no se contabiliza después de una discrepancia de precio aprobada, entonces corrija el precio unitario para que coincida con la orden de venta intercompañía en lugar de ajustar la tolerancia.
• Si las facturas intercompañía se retrasan al cierre del periodo, entonces revise si las notas de entrega y las recepciones de producto se contabilizaron en la entidad vendedora antes del cierre.
• Si cambia la tolerancia de precio en una entidad legal, entonces vuelva a probar el comercio intercompañía en ambas entidades legales antes de que el cambio entre en producción.
• Si requiere aprobación para facturas con discrepancias, entonces asegúrese de que los emparejamientos intercompañía estén documentados para que los aprobadores entiendan por qué algunas discrepancias no pueden anularse.

Preguntas frecuentes